流动人员档案管理知识

     新闻来源:  新闻作者:  阅读数:10200  发表时间:2012-09-18

    近些年来,随着流动人员特别是大中专毕业生的不断增加,这些人员的档案管理自然成为社会、家长及毕业生、流动人员本人关注的话题。如何解决流动人员档案管理中的实际问题,让档案在转递过程中有序进行,我想还是要从流动人员档案管理的基本内容说起。

    (一)流动人员档案管理的对象,范围以及管理机构与原则。

         说到流动人员档案管理,那么怎样的人算是流动人员,流动人员档案管理机构应该是哪个部门呢?对这个问题中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》人发(1996118号文件,湖北省委组织部、人事厅关于《流动人员人事档案管理实施办法》鄂人(19977778号文件都有明确规定,特别是78号文件在管理范围与对象中规定:流动人员主要包括九个方面的人员,一是辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员。二是与原单位脱离行政隶属关系或与用人单位解除劳动合同以及国有企事业单位中招聘的专业技术人员和管理人员。三是待业的大中专毕业生。四是自费出国留学人员。五是外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员;无人事主管部门的全民企事业单位聘用人员;六是外国企业驻鄂长驻代表的中方雇员。七是与人才交流服务机构签订了人事代理合同的人事代理人员。八是开除公职,刑满释放和解除劳教后未就业的专业技术人员。九是其他流动人员。

    在管理机构与原则中也明确规定,流动人员人事档案管理机构为县(含县)以上党委组织部门、政府人事部门所属的人才流动服务机构。严禁其他任何单位和个人保管人事档案。不管是各业务主管厅局、大专院校、企事业单位内设的人才交流中心,还是民间人才中介机构,都不能保管人事档案。对已保存的,应在实施文件的三个月内将人事档案移交给当地政府人事部门所属的人才交流服务机构。流动人员档案管理原则上按人事隶属关系分级管理。对于跨地区流动的流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才交流服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才交流服务机构管理。文件要求人才流动服务机构在做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、使用、转递等管理工作的同时,要认真做好有关身份认定,档案工资记载,出国(出境)政审等服务工作。并经授权做好职称考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

    (二)流动人员档案转递

    档案转递确实是一个很关键而且严肃的问题,特别是大中专毕业生档案在转递过程中出现很多不规范的现象,有的将档案拿在自己手中,有的学校则将档案投到了毕业生分配管理部门,有的学生毕业后甚至连档案在哪里也不清楚,造成了很多的不便。我们在平时工作中接触到很多这样的例子()。那么流动人员档案是怎么样来转递呢?档案的转递必须严格按照有关规定完备登记、注销、转入和转出手续。政府人事部门所属的人才交流服务机构凭符合国家有关规定的人员流动有效文书(主要是指商调函,就是通过双方协商同意转调的档案,才能开具正式调档函),向流动人员单位或毕业生学校开具调档函(是指双方协商同意调档后开具的正式函件,它与机关事业单位开具转档手续具有同等效力),原单位接到调档函十五天内,必须将流动人员人事档案或毕业生学籍档案随档案转递通知单(分存根和回执二个部分,记载档案材料数量,告知档案是否收到、档案内容是否齐全)转交人才交流服务机构。流动人员档案转递,应通过机要交通(就是在邮政部门机要室办理档案转递,而不是普通的特快专递或邮寄)或由组织人事干部直接送取,不得邮寄或交本人自带。对于自带的人事或学籍档案,人才交流服务机构不得接收。对于流动人员人事档案或毕业生学籍档案移交工作,省委组织部、省人事厅《关于进一步加强管理严肃干部队伍工作纪律有关问题的通知》鄂人(200162号和《关于进一步加强流动人员档案管理工作的通知》鄂人(200723号在进一步强调77号、78号文件严肃性的同时明确规定:流动人员离开国家机关、人民团体,国有企事业单位一年后,其人事档案没有转入各级政府人事部门人才交流服务机构或自己管理档案的,各级人事部门不再认定其身份,不办理档案工资调整手续,不得连续计算工龄。大中专毕业生毕业满一年后仍未就业的,其人事档案应交由政府人事部门所属人才交流服务机构统一管理,对无权管理而擅自管理流动人员人事档案的机构要依法进行查处。

    二、人事代理

    (一)、人事代理的概念和服务对象。

    人事代理工作是在经济体制和政治体制改革进一步深入,社会的发展要求按照市场机制配置人才资源的必然趋势下形成的,在湖北省最早就是199612月《湖北省人事厅关于开展人事代理工作的若干意见》鄂人(1996182号。这个文件首次明确了政府人事部门人才交流机构是人事代理的承办机构,并规定非政府人事部门的人才交流机构不得从事人事代理业务。同时对人事代理的业务范围,人事代理的管理形式及程序都作了明确规定。同时提出在建立人事代理制度过程中,可借助行政手段推动,按市场机制运作。200111月,为了进一步丰富人事代理制度的内涵,省政府出台了《湖北省人事代理暂行办法》,也就是我们通常的74号文件,这个文件对人事代理的概念,服务对象等方面进行了详细的表述。所谓的人事代理是指政府人事部门所属人才交流服务机构在规定的业务范围内,接受用人单位或个人委托,依法代理相关人事业务。人事代理机构与人事代理对象不具有行政隶属关系,仅为其代理相关人事业务。这个人事业务实际上是一种人事服务,主要包括连续工龄计算、转正定级、调整档案工资、评定职称、工人技术等级考评、调入调出、保存户口和党团组织关系。同时为流动人员出具相关的手续。

    人事代理的服务对象主要有10个方面人员。1、外商投资企业、乡镇企业、民营科技企业、私营企业、外国企业驻本市代表机构,外市驻本市办事机构,非国有控股的股份企业等单位中的专业技术人员和管理人员。2、律师、会计、审计、资产评估等社会中介机构和社会团体中的专业技术人员和管理人员。3、辞职或者辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员,与用人单位中止或者解除人事、劳动关系的专业技术人员和管理人员。4200331日后事业单位新进人员。5、国有企事业单位见习期内的高校、中专学校毕业生,暂未落实工作单位的高校、中专学校毕业生,暂未落实工作单位的高校、中专学校毕业生。6、自费出国(境)留学人员。7、自主择业的军队转业干部。8、经县级以上人民政府人事部门确认具有技术职称的农村人才。9、通过人才市场招聘的各类专业技术人员和管理人员。10、国有和非国有单位需要代理的各类专业技术人员和管理人员。另外,省委办公厅、省政府办公厅鄂办发(20031号文件又明确将200331日起,全省事业单位新进人员实行人事代理。

    (二)、人事代理的服务

    人事代理服务是一项艰巨复杂的工作,作为人才交流工作者,不断探索服务途径,提高服务质量,意义尤为深远。现阶段,我们主要开展14项服务工作:1、协助委托单位制定人才发展规划和人事管理方案。2、为委托单位代办各类专业技术人员和管理人员的引进、推荐和招聘业务。3、为委托单位代理人事考核、培训、人才素质测评等业务。4、为委托单位聘用的专业技术人员和管理人员办理聘用鉴证手续。5、为委托人办理人事档案的收集、整理、保管、利用、传递等管理工作。6、为委托人办理户口落迁手续。7、为委托单位或个人接转党团组织关系。8、为委托单位招收的应届大中专毕业生、研究生办理接收手续和大中专毕业生、研究生见习期转正定级手续。9、为委托人办理档案工资调整和工龄计算核定的有关手续。10、在规定的范围内申报或组织评审专业技术职务任职资格。11、为委托人申报工人技术登记考评手续。12、为委托单位或个人代办养老保险、住房公积金手续。13、为委托人办理有关人才流动手续。14、按照委托代办出具因办理出国(出境)证件所需的相关材料。

    (三)、办理人事代理对个人有什么好处?

    人事代理制度对用人单位和个人好处很多。如非公有制、国有企业单位实行人事代理制度后,可根据工作(生产经营)需要,通过市人才交流中心引进急需人才。个人到市人才交流中心委托人事代理后,只要履行相关义务,无论到公有制单位或非公有制单位工作,都可以享受到国家规定的相关人事待遇,如保留原有身份、计算工龄、转正定级、根据档案工资记载、出具以档案材料为依据的相关证明材料。大中专毕业生办理人事代理手续后,可以放心地到省内外一切用人单位应聘工作,见习一年期满后,均按国家规定转正定级,保留干部身份。同时可以享受到和国有单位工作人员相同的工龄计算、职称初定、职称资格考评、档案工资调整、出国政审、党团组织关系管理、户口迁入、调入调出等人事待遇。从这个意义上讲,人才交流中心是代理人员的“社会政工科”。

    (四)、大中专毕业生如何办理人事代理?

    大中专毕业生办理人事代理可以根据不同情况,采取相应的办法办理人事代理:一是毕业生本人持毕业证、身份证、学籍档案、户口迁移证及书面申请书到人才交流中心签订人事代理合同书;二是应届毕业生毕业前可同人才交流中心签订人事代理合同书,人才交流中心在毕业生就业协议书上签署“同意接收”意见。毕业生档案、户口就可以转到人才交流中心实行人事代理。三是往届毕业生同人才交流中心签订人事代理合同书后,人才交流中心向对方人社部门出具调档函,其档案户口可转到人才交流中心。

    (五)、收费标准

    我们严格按照政府物价部门规定的收费标准,也就是鄂价费[2011]100号,单纯保管人事档案120/人·年,人事代理是180/人·年。自2011121日起开始执行。

    ——麻城市人才交流中心

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